Líderes da Rede Órbi se reuniram em um webinar para compartilhar as melhores práticas do home office

A mudança para o regime de trabalho remoto pegou muita gente de surpresa. Acostumados ao dia-a-dia do escritório, em que muitos desafios podem ser facilmente solucionados ao conversar com o colega que está a poucos metros de distância, muitos profissionais estão tendo dificuldade ao adaptar a rotina para o home office. Felizmente, aqui no Órbi nós contamos com a colaboração de um time de líderes com bastante experiência em trabalho remoto, que se reuniram em um webinar para compartilhar as melhores práticas para garantir a eficiência do trabalho a distância.

Na série de webinars Trabalho remoto, realizada pelo Órbi em parceria com a D3MCFO Zag, o assunto é abordado por líderes que acumulam anos de experiência em trabalho remoto e conhecem na prática os desafios e benefícios do home office. João Marcos Souza, CEO da D3, Maísa Otoni, CEO da MCFO, Ricardo Barbosa, COO da Zag, Anna Martins, CEO do Órbi e Rubem Andrade, fundador do Zag e head of business da D3, são os líderes que compartilharam suas experiências durante os webinars. Quer saber quais são as melhores práticas recomendadas por esses especialistas para você acertar em cheio ao adotar o trabalho remoto? Acompanhe conosco:

Organize a sua comunicação

Um dos maiores desafios ao trabalhar remotamente é a comunicação, não é mesmo? Por isso, é essencial organizar as formas de se comunicar para que essa comunicação seja mais eficiente. Maísa Otoni, CEO da MCFO, trabalha remotamente há 4 anos e indica organizar a comunicação em três pilares: assuntos, pessoas e forma.

Assunto: cada coisa em seu lugar

Para facilitar a comunicação com o seu time, crie canais para conversar sobre cada assunto. Você pode criar grupos de mensagem para cada assunto, e lembre-se de nomear o grupo de forma que qualquer pessoa, quando precisar consultar esse assunto, consiga identificar pelo título do que se trata. Uma boa forma para organizar isso é do maior escopo para o menor, por exemplo: Nome do setor + Projeto em questão + Demanda necessária.

Pessoas: nem mais, nem menos

Ao organizar os canais de comunicação, é preciso ter a preocupação de colocar as pessoas certas nesses canais. Se você colocar mais pessoas, elas poderão ficar sobrecarregadas com informações desnecessárias, e se colocar menos pessoas, você pode acabar privando algumas pessoas que precisariam daquelas informações. Por isso, pense sempre em todas as pessoas que estão envolvidas no projeto e que precisam saber das informações que serão discutidas no grupo.

Forma: a comunicação não é somente sobre você

Principalmente durante o trabalho remoto, é preciso se comunicar pensando sempre no coletivo. Por isso, tente sempre se comunicar no grupo, e não individualmente, para evitar criar um telefone sem fio. “Quando você se comunica em grupo, todo mundo consegue acompanhar o que está acontecendo naquele assunto. Isso é muito mais eficiente e economiza tempo”, explica Maísa.

2. Saiba quando usar a comunicação síncrona e assíncrona

Essas duas palavras, que muita gente só foi entender esse ano, significam comunicação em tempo real, seja virtual ou presencialmente, e comunicação não-simultânea, seja por e-mail, mensagem de texto, mensagem de voz, comunicado impresso… Para entender melhor a funcionalidade de cada forma de comunicação, o Ricardo Barbosa, que trabalha remotamente para o Zag desde a fundação da empresa, explica:

Comunicação síncrona

A comunicação síncrona é bastante importante porque, além de ter a sincronia para agilizar a tomada de decisões, é um modo que permite a leitura da linguagem corporal dos participantes da reunião, o que torna a comunicação mais empática. Duas situações requerem reuniões síncronas: quando você quer interagir em tempo real com o time, para dar um comunicado ou fazer o acompanhamento diário dos trabalhos; e quando você quer tratar algum problema, trazer uma solução para um desafio ou tomar uma decisão de forma rápida.

Com a comunicação síncrona, as informações são transmitidas de forma mais eficiente e as decisões são tomadas com mais agilidade. Além disso, esta é uma ferramenta importante para fortalecer a cultura da empresa, ter mais união entre a equipe e fortalecer a conexão pessoal, mesmo que a distância. “A comunicação síncrona ajuda bastante a acalmar os ânimos, diminuir o nervosismo e facilita muito mais a comunicação a distância”, garante Ricardo

Comunicação assíncrona

Já a comunicação assíncrona concentra a maior parte da comunicação da maioria das empresas. Esse tipo de comunicação é muito importante para documentar, formalizar e organizar as prioridades de demandas, tarefas e assuntos. “Não é só de reunião que vive o profissional, nós precisamos formalizar as coisas, então esses processos precisam estar documentados e precisa haver uma centralização dos dados da empresa”, explica Ricardo.

Para a comunicação assíncrona ser eficiente, ela precisa ser organizada, ter clareza e ser objetiva (lembra das dicas que nós demos lá em cima?). Além disso, é preciso ter paciência, porque a resposta nem sempre será imediata. Mas, essa forma de comunicação, além de ser mais corriqueira para todo profissional, é um modo mais flexível, que se adapta à necessidade de quem está comunicando.

3. Pratique uma comunicação mais empática

Uma das grandes dificuldades das pessoas em home office é não ter mais o contato presencial com a equipe, que é tão benéfico para a conexão entre os membros da empresa fluir. Por isso, tente suprir as lacunas da comunicação virtual e expressar mais seus sentimentos, para que a conversa flua com mais humor.

“Na comunicação presencial, nós temos os cinco sentidos para interagir com as pessoas. Eu vejo as microexpressões, o tom de voz, o humor da pessoa… Mas quando eu simplesmente escrevo uma mensagem, eu não sei como a pessoa está e deixo para o outro a interpretação daquilo que eu estou querendo passar. E aí, o primeiro a ser prejudicado se a sua mensagem chegar do outro lado de forma incorreta é você”, explica Anna Martins, CEO do Órbi.

Assim, se você usar um emoji, por exemplo, para acompanhar a mensagem, a pessoa sabe como você está, e isso pode fazer a diferença no humor do time como um todo. Em momentos de tensão emocional, seja uma pessoa que leva alívio para seu time. Os emojis, stickers, áudios e gifs podem ser ferramentas poderosas para isso e ajudam inclusive a aumentar o moral do time.

4. Entenda as etiquetas da videoconferência

As reuniões por videoconferência te pegaram de surpresa? É preciso muito bom senso para se adequar a essa ferramenta essencial do trabalho remoto. O Rubem Andrade, head of business da D3, trabalha a distância há mais de 5 anos e deu ótimas dicas:

  • Você não precisa ter um estúdio em casa. Escolha um ambiente adequado, silencioso e com um fundo neutro para realizar as chamadas de vídeo sem distrair os outros participantes;
  • Você deve ser o foco da atenção. Por isso, arrume o ambiente e teste antes de iniciar a reunião, para ver se o ângulo da câmera e o áudio são os melhores;
  • Se arrume como você achar ideal. Leve em consideração se você iria para uma reunião presencial do jeito que você está aparecendo na câmera;
  • Não se esqueça de manter suas ferramentas de trabalho sempre carregadas e de fácil acesso, seja um fone de ouvido, power bank ou mesmo uma água;
  • E, por fim, câmera e microfone são itens indispensáveis para a reunião. Deixe o microfone sempre desligado quando outras pessoas estiverem falando, mas não deixe de aproveitar esse momento de olho no olho para dar atenção aos seus colegas.

5. Capriche na gestão de tarefas

A gestão de tarefas é essencial para um bom líder dar conta de acompanhar todas as demandas da equipe remotamente. Felizmente, existem ótimas ferramentas que podem ser usadas por todos os colaboradores e garantem que a gestão não dependa de uma cabeça só. O João Marcos, CEO da D3, trabalha remotamente há mais de 5 anos e conhece várias ferramentas que podem ajudar (e muito!) os gestores a manter a eficiência do trabalho a distância.

“Uma das preocupações do home office é: ‘será que a minha equipe está trabalhando do mesmo jeito?’ Uma boa dica, além de usar as ferramentas de gestão, é fazer uma reunião de status com a sua equipe todos os dias. Essa reunião ajuda muito, porque você fica sabendo se as pessoas estão dentro das metas e consegue antecipar os impedimentos antes que isso vire um atraso no seu projeto”, explica João.

Confira as ferramentas sugeridas pelo gestor:

  • Trello: é o modelo mais simples e organiza as tarefas para fazer e feitas em cards e colunas;
  • Monday.com: é baseado em progresso e permite visualizar onde as pessoas estão em cada tarefa;
  • Weekdone: permite organizar todas as suas tarefas baseado em atingir objetivos, fornecendo a porcentagem avançada para atingir cada objetivo;
  • Microsoft Planner: é o mais completo, reúne diversas funções em um só software, como calendário, to do list, demandas, e etc. É uma boa opção para quem quer um programa mais completo.

Assista ao vídeo

Esse conteúdo foi apresentado em uma série de webinars sobre trabalho remoto, disponível no canal do Órbi no Youtube. Assista ao vídeo completo com as falas dos convidados:

E você? Quais são as suas melhores práticas no trabalho remoto? Siga o Órbi nas redes sociais (TwitterInstagramFacebook e LinkedIn) e confira mais dicas para aumentar a produtividade da sua empresa!

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